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これだけは知っておきたいマイナンバー導入! 2

今回の節税豆知識は、前回に続き「これだけは知っておきたいマイナンバー導入!」というテーマでマイナンバー導入に関連した手続きについてご紹介しています。

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これだけは知っておきたいマイナンバー導入!2

今回の節税豆知識は、前回に続き「これだけは知っておきたいマイナンバー導入!」というテーマでマイナンバー導入に関連した手続きについてご紹介しています。

前回の【1】取集に引き続き、
【2】保管と
【3】届出
について見ていきましょう。

保管と届出

【2】保管

マイナンバーの保管については、以下の手順で準備を進めるのがいいでしょう。

①担当者を決める

事務取扱責任者、事務取扱担当者を決めます。小規模な組織であれば、事務取扱責任者は代表者が兼ねてもいいでしょう。

②業務を抽出

マイナンバーを利用できる業務を抽出し、そこで取り扱う特定個人情報の範囲を明確にします。マイナンバーを記載する帳票ごとに、利用する業務範囲、利用部署、保管場所、保管期限、破棄方法を取り決めて、一覧表で整理しておくのがいいでしょう。

③取扱ルール

マイナンバーの取得、保管、利用、破棄のルールを決めます。保管方法については、紙媒体と電子媒体が考えられます。

紙媒体の場合:鍵のかかる書庫などで保管し、鍵は取扱責任者が管理。

電子媒体の場合:マイナンバーが保存されているPCやメモリーは、盗難対策のためワイヤーでロックするか、鍵のかかる書庫に入れる必要があります。社内にデータを置かないようにするために、クラウドサービスなどを利用して、取扱責任者がID・PWを管理する方法もあります。

④安全管理措置

取り扱う組織、盗難や漏えい防止の対策、社内システムのセキュリティ対策を決めます。この対策は次の4つに分類して整理できます。

組織的:担当者の決定、運用の記録や確認手順の整備など。

人的:従業員や事務取扱担当者の監督、教育、就業規則の改訂など。

物理的:鍵のかかる書庫、パソコンのワイヤーロック、書類やデータの保管方法の整備など。

技術的:システムへのアクセス制御、ウィルス対策、不正アクセス対策など。

マイナンバーに関連する業務(社会保険事務等)を外注先に委託する場合には、委託先を監督する必要があるので、特定個人情報取扱の覚書を取り交わす必要があります。

⑤規程の作成

以上を基本方針、取扱規程にまとめて従業員に公開し、必要に応じてマニュアル、業務フロー図、チェックリストにまとめて、通知・教育するのがいいでしょう。

【3】届出
当面のマイナンバーを必要とする届出は以下のとおりです。



●2016年

雇用保険(資格取得・喪失)

●2017年

法定調書(税務署)、給与支払報告書(市区町村)

社会保険(資格取得・喪失、被扶養者異動届)


逆に言うとこれ以外にはマイナンバーは使いません。対応が後手後手になるのもよくありませんが、まだ不確定な要素もあります。不要な手間とコストをかけないよう、必要最低限の対応を確認しながら、対応を進めましょう。



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執筆者
山本公認会計士・税理士事務所
山本 邦人(やまもと・くにと)税理士

※本記事の内容についてはご自身の判断のもとご利用ください。当社は一切の責を負うものではありません。

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